DATAHANTERING/PERSONUPPGIFTER

Den 25 maj 2018 trädde en ny EU-lag ikraft som förkortas GDPR. Det står för General Data Protection Regulation och den ersätter den svenska personupp-giftslagen, PuL. Av denna anledning har vi också uppdaterat vår information om hur vi behandlar personuppgifter.

I samband med att person eller företag blir klient på Advokatfirman Suzanne Johanson AB godkänner klienten att Advokatfirman lagrar och använder uppgifter rörande klienten i syfte att biträda klienten och kunna fullfölja uppdrag som givits från domstol (exempelvis förordnande som bodelnings-förrättare, boutredningsman och andra liknande uppdrag). Vidare lagras uppgifter för att efterleva bestämmelserna i bokföringslagen, bestämmelser om arkivering samt för att kunna genomföra jävsprövning innan advokatfirman åtar sig uppdrag.

Den nya lagen är en förbättring för dig och ger dig främst fler rättigheter mot bolag som hanterar dina personuppgifter. En sak som är helt ny är att du närsomhelst kan begära att få en kopia på de personuppgifter du själv har gett oss.

Enligt GDPR har du rätt att få personuppgifter som är fel rättade och du har rätt att under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade när de inte längre behövs. För oss som advokatbyrå finns det dock i vissa fall annan lagstiftning som gör att vi inte alltid får radera dina personuppgifter. Vi är skyldiga att spara en del av dina personuppgifter under viss tid för att kunna uppfylla exempelvis regler i bokföringslagen och advokatsamfundets regler om bevarande av en akt under viss tid. Till skillnad mot många andra företag är en advokatfirma också skyldig att genomföra en jävsprövning innan uppdrag påbörjas. En jävsprövning sker för att säkerställa att advokatfirman inte åtar sig ett uppdrag som innebär att advokatbyrån åtar sig ärende som strider mot Dina intressen. För att kunna göra en sådan jävsprövning måste Ditt namn och Ditt personnummer sparas.

På samma sätt som innan har du rätt att få information om vilka personupp-gifter som vi har om dig och för detta krävs inte längre en skriftlig begäran.

Eftersom Advokatfirman inte lämnar ut uppgifter till tredje part annat än efter godkännande från klient och i förekommande fall rörande inkassoärenden samt för att kunna fullfölja uppdrag från domstol innebär detta inte någon direkt skillnad mot den tidigare gällande PUL vad gäller behandling av information från klienten. Vi vill dock lämna nedan information för att säkerställa att Du som klient är medveten om vilka uppgifter som lagras, vilka system advokatfirman använder mm.

Dataskyddsombud hos Advokatfirman är advokat Suzanne Johanson. Har du frågor kring hantering av information så kontakta Advokatfirman.

När person eller företag blir klient hos Advokatfirman så lämnar klienten utöver information i själva ärendet regelmässigt även information om person-nummer, adress, emailadress etc. Advokatfirman arkiverar efter avslutat uppdrag akten i ärendet under 10 år. Därefter destrueras handlingarna i akten. Akten förvaras under arkiveringstiden hos Depona AB vilket bolag har intygat att de följer GDPR´s bestämmelser. Namn och personnummer sparas dock i register för att kunna genomföra framtida jävskontroller.

VILKA SYSTEM HAMNAR DINA UPPGIFTER I?

Advokatbyrån har avtal med Telia, Office365, i vilket system lagras brev, inlagor till domstolar och andra skriftliga handlingar i ärendet. Telia har intygat att de följer GDPR´s bestämmelser. Hos Telia, Office365, finns också inlagt namn, personnummer och kontaktuppgifter till klienten.
Advokatbyrån har också avtal med Kats tidredovisningssystem där nedlagda tider antecknas liksom åtgärder i ärendet. Kats har intygat att de följer GDPR´s bestämmelser. Hos Kats finns inlagt namn, personnummer och kontaktuppgifter till klienten.

HEMSIDAN

Hemsidan sköts internt av Advokatfirman dvs inga externa företag sköter uppdateringar, drift etc.

MAIL

När vi skickar mail så sänds dessa via Telias system. Mail som skickas till eller ifrån oss sparas i maximalt den tid som klientakt enligt lag måste arkiveras dvs 10 år.

DATASKYDDSANSVARIG HOS ADVOKATFIRMAN

Advokat Suzanne Johanson är dataskyddsansvarig och ansvarar för att alla medarbetare är insatta i reglerna i GDPR och hur de skall efterlevas.

VARFÖR SPARAR ADVOKATFIRMAN INFORMATION?

Advokatfirman sparar information i ärenden och rörande fakturering mm enligt bokföringslagen och enligt reglerna om advokats skyldighet att arkivera akter i minst tio år.

INFORMATION TILL UTOMSTÅENDE

Advokatfirman lämnar aldrig ifrån sig information till utomstående annat än med klientens samtycke och vad som krävs för att kunna biträda klienten på bästa sätt.

TA BORT DIN INFORMATION FRÅN VÅR DATABAS

Den information Advokatfirman sparar finns kvar under den tid som myndigheter och advokatsamfundet kräver och kan därför inte raderas innan föreskriven tid passerat. Har du frågor kring vilken information som finns sparad i Ditt ärende hos oss så är du välkommen att kontakta oss på suzanne.johanson@advokatjohanson.se.

Advokatfirman Suzanne Johanson AB

Suzanne Johanson